13 kỹ năng phân tích giúp bạn thành công

Kỹ năng phân tích là gì?

Tại sao gọi kỹ năng phân tích mà không phải là tài năng phân tích. Đây là một sự khác biệt rất quan trọng, bởi vì tài năng chỉ một khả năng tự nhiên còn kỹ năng là một cái gì đó có thể học được hoặc trau dồi được.

Và cũng giống như bất kỳ kỹ năng nào, kỹ năng phân tích sẽ phát triển nếu bạn đầu tư về thời gian, lặp đi lặp lại và thường xuyên thực hành chúng. Vậy, kỹ năng phân tích chính xác là gì?

Các kỹ năng phân tích bao gồm khả năng:
Nhận biết và xác định vấn đề 

Sẽ không đủ điều kiện để nói rằng tỷ lệ hoàn vốn 20% cho một sản phẩm là một vấn đề. Bạn cần xác định lý do cho vấn đề đó bằng cách....

Nghiên cứu và thu thập dữ liệu

Điều này nghe có vẻ không dễ. Bởi ngoài kia có rất nhiều dữ liệu. Bạn cần có khả năng phân biệt những vấn đề nào có liên quan với những vấn đề chỉ mang tính gây nhiễu.

Phân tích dữ liệu đã thu thập

Đây là một phần của việc phân biệt dữ liệu nào có liên quan với dữ liệu nào không liên quan. Tuy nhiên, điều này còn phụ thuộc vào mức độ quan trọng của dữ liệu. Ví dụ, tỷ lệ hoàn trả 20% có thể là do sự kết hợp của lỗi sản xuất, ý thức khách hàng kém và sự chậm trễ vận chuyển. Chúng ta phải cân nhắc mỗi yếu tố này quan trọng ở mức độ như thế nào?

Giải quyết vấn đề / Tư duy phê bình

Sau khi đã áp dụng ba bước đầu tiên, bây giờ bạn đã có thể xác định các bước cần thiết để giải quyết vấn đề. Bạn nên đề xuất các giải pháp để đem lại kết quả tích cực cao nhất.

Ngoài những kỹ năng phân tích trên, những kỹ năng phụ cũng quan trọng đối với thành công của bạn. Bao gồm:

Giao tiếp

Bạn có thể có những phân tích và lời đề nghị cực tốt. Nhưng để mang lại kết quả, bạn cần có khả năng truyền đạt chúng một cách hiệu quả đến một nhóm người, những người quản lý hoặc cổ đông của bạn.

Thực hiện

Điều quan trọng, bạn phải có một kế hoạch thực hiện được các giải pháp mà bạn đề xuất. Chỉ nói qua loa giải pháp cho tỷ lệ hoàn vốn 20% là do lỗi sản xuất làm giảm số lượng là không thực sự đóng góp. Thay vì như vậy, bạn đưa ra được 1 điểm mấu chốt của nguyên nhân gây ra sự hoàn trả này và đưa ra cách thay thế. Lúc này giải pháp của bạn mới thật sự hữu ích.

Sáng tạo

Đôi khi xác định được vấn đề thì dễ, nhưng muốn đưa ra được giải pháp thì lại khá khó khăn. Có thể nhìn ra vấn đề và suy nghĩ theo hướng “outside the box” là một kỹ năng thực sự sẽ khiến bạn nổi bật.

Tất cả các kỹ năng phân tích trên đều quan trọng và được tìm kiếm bởi các nhà tuyển dụng. Chúng là một phần của lực lượng lao động toàn diện. Do đó, làm thế nào bạn có thể có những kỹ năng này và sử dụng chúng vào công việc, công ty và sự nghiệp của bạn?

13 kỹ năng phân tích sẽ giúp bạn thành công trong công việc

1. Ngân sách

Chủ sở hữu, người quản lý và trưởng bộ phận đều phải có khả năng tạo ra ngân sách cho các phòng ban, nhóm và dự án của họ.

Một nhà quản lý giỏi sẽ sử dụng các kỹ năng phân tích để thu thập, phân tích và giải thích dữ liệu trước đó để dự báo chính xác các yêu cầu về ngân sách trong tương lai.

2. Làm cho ý tưởng và đề xuất của bạn nổi bật

Hãy nói sếp của bạn giao nhiệm vụ cho bạn và ba trưởng phòng khác đưa ra những phương pháp để tăng hiệu quả cho công việc hiện tại. Thật hấp dẫn khi tin tưởng vào kiến ​​thức và kinh nghiệm của mình để đưa ra 3-4 cách nhằm đạt được mục tiêu.

Ai đó có thể đề nghị về một phần thưởng nếu như hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn hoặc có thể đề xuất một cách sắp xếp lại một dự án nào đó được giao. Nhưng nếu bạn là người dễ dàng dự đoán được dữ liệu và đưa ra được các giải pháp cụ thể. Bạn sẽ ngay lập tức đặt ra cho mình những ý tưởng làm nổi bật suy nghĩ của mình..

3. Dự toán và đấu thầu dự án 

Bạn là một nhà thầu chuyên đấu thầu các dự án xây dựng hàng triệu đô la, hoặc một nhà phát triển trang web đang xây dựng websites, việc có thể ước tính chính xác và đấu thầu là rất quan trọng. Chỉ khi thông qua các kỹ năng phân tích và kinh nghiệm mới giúp bạn không bị mất tiền.

4. Hợp tác 

Khi làm việc trong 1 đội hoặc 1 nhóm, điều quan trọng là mọi người phải hiểu rõ về bốn điều: 

• Vấn đề là gì?

• Họ chịu trách nhiệm phần nào?

• Khoảng thời gian để họ phải giải quyết nó?

• Kết quả như thế nào sẽ được chấp nhận?

 Đây là phương pháp phân tích để quản lý dự án.

5. So sánh 

Không có gì gọi là giải pháp “hoàn hảo”. Một vấn đề có thể có nhiều hơn một giải pháp. Kỹ năng phân tích cho phép bạn đánh giá ưu và nhược điểm của các tình huống khác nhau để tối đa hóa ưu điểm và giảm thiểu nhược điểm.

6. Nhận biết mối tương quan và nguyên nhân

Chúng ta có thể đã nghe qua cụm từ “tương quan không đồng nghĩa với nhân quả”. Và nó đúng như vậy.

Bạn có biết rằng sự gia tăng tiêu thụ kem có liên quan đến sự gia tăng tội phạm bạo lực trên đường phố? Điều đó hoàn toàn đúng, nhưng tiêu thụ kem không gây ra tội ác trên đường phố. Chúng có mối tương quan với nhau vì cả hai đều gia tăng vào mùa hè, khi trời nóng và lúc đó nhiều người đi ra ngoài.

Nhưng bạn sẽ không muốn giải quyết vấn đề tội phạm đường phố bằng cách cấm ăn kem.

7. Dự đoán chính xác

Có một bộ kỹ năng phân tích cho phép bạn chẩn đoán chính xác vấn đề hoặc sự thiếu hiệu quả trong tổ chức. Dữ liệu cho thấy rằng có một vấn đề trong quá trình sản xuất, nhưng nó lại phân tích dữ liệu chỉ ra vấn đề. Nguyên nhân của vấn đề có phải là một lỗ hổng thiết kế, vấn đề của nhà cung cấp, lỗi của con người hay do kiểm soát chất lượng?

8. Quản lý nhân sự 

Bằng cách sử dụng các kỹ năng phân tích, người quản lý hoặc trưởng nhóm có thể đánh giá từng điểm mạnh và điểm yếu của từng cá nhân, từ đó phân công nhiệm vụ theo kỹ năng. Điều này cũng hữu ích trong việc chỉ ra các lĩnh vực nào cần đào tạo bổ sung hoặc lĩnh vực nào khắc phục.

9. Lập kế hoạch dự án 

Kỹ năng phân tích cho phép chúng tôi chia một dự án lớn thành các phần riêng lẻ. Sau đó, phối hợp với mốc thời gian tương ứng để hoàn thành dự án. Đây là định nghĩa của kỹ năng phân tích có thể giúp bạn thành công trong công việc.

10. Thứ tự ưu tiên

Cho dù đó là một dự án mới, những vấn đề đang được xác định hoặc sự thiếu hiệu quả trong một hệ thống, hiếm khi chỉ có 1 vấn đề liên quan.

Hầu hết, có một số bước trong quy trình cần được giải quyết. Nó thông qua suy nghĩ phân tích rằng bạn có thể ưu tiên các vấn đề nào

11. Nhận ra xu hướng

Mọi người có xu hướng hùa theo số đông, và không có cách nào để loại bỏ chúng trong các cuộc thảo luận và ra quyết định. Điều tốt nhất bạn có thể làm là nhận thức được giữa bản thân và người khác. Đây là một kỹ năng đưa cả kỷ luật tự giác và tự nhận thức vào làm chủ.

Có một cảnh hài hước trong chương trình truyền hình “The Office”, nơi ông chủ Michael Scott có một khoản thặng dư trong ngân sách của mình vào cuối năm. Một nửa nhân viên của anh ta muốn anh ta chi nó cho một máy photocopy mới, và nửa còn lại muốn anh ta mua ghế mới cho văn phòng. Michael bị phân tâm, cho đến khi anh ta phát hiện ra rằng nếu anh ta trả lại tiền thừa cho công ty, anh ta sẽ nhận được 25% tiền thừa. Đột nhiên lợi ích cá nhân của anh ấy đã tạo ra một xu hướng khác.

12. Phân tích quá trình

Điều này đặc biệt hữu ích khi có những vấn đề mang tính hệ thống là nguyên nhân gây ra vấn đề. Tất cả diễn ra quá thường xuyên, chúng ta cũng nhìn thấy và giải quyết bằng kết quả

Khách hàng không thích cách trang web đã được xây dựng nên chúng tôi cho rằng đó là vấn đề giao tiếp giữa lập trình viên và khách hàng. Điều đó dễ dàng, nhưng thông qua phân tích quá trình, chúng tôi thấy rằng chúng tôi đã chỉ định một trang web bán lẻ cho một lập trình viên chuyên về các trang web B2B. Vì vậy, câu trả lời thực sự là sửa chữa quá trình phân công dự án.

13. Báo cáo, cả bằng lời nói và bằng văn bản

Trong kinh doanh mọi người đều có một ông chủ, từ người gác cổng cho đến chủ tịch hội đồng quản trị. Và báo cáo cho những ông chủ đó là một quá trình diễn ra liên tục.

Từ các báo cáo tình hình bằng văn bản đến các cuộc họp cá nhân và nhóm, cung cấp thông tin cho cấp trên của bạn là một chu kỳ không bao giờ kết thúc. Vì vậy, trừ khi bạn được hỏi về ý kiến ​​cá nhân, tốt nhất là luôn luôn có những suy nghĩ và đề xuất của bạn được hỗ trợ bởi bằng chứng đã được thực nghiệm.

Ý kiến và đề xuất của bạn sẽ được thực hiện nghiêm túc hơn nếu bạn có dữ liệu để sao lưu chúng.

Cách phát triển và mài giũa kỹ năng phân tích của bạn

Chúng tôi đã nói rất nhiều về các kỹ năng phân tích, chúng là gì và tại sao chúng được các nhà tuyển dụng đánh giá cao. Nhưng làm thế nào để bạn học được những kỹ năng này, làm thế nào để bạn phân biệt được dữ liệu thích hợp từ những thứ không liên quan?

Câu trả lời là thông qua sự kết hợp giữa giáo dục và kinh nghiệm. Chúng ta sẽ bắt đầu với giáo dục như một nền tảng, và sau đó nói về cách có được trải nghiệm thực tế.

Giáo dục

Các trường cao đẳng là một nơi tuyệt vời để bắt đầu. Hầu như tất cả các trường cao đẳng [1] đều có các khóa học về kinh doanh, quản trị kinh doanh và thống kê. Nhưng trong thực tế, bạn không cần phải đi xa đến thế. Với sự ra đời của internet, những khóa học trực tuyến với chi phí thấp, bạn hoàn toàn có thể tham gia những lớp học này khi rảnh rỗi.

YouTube là cũng một nơi tuyệt vời cho các video giáo dục miễn phí về kỹ năng phân tích và tư duy. Có rất nhiều video về kỹ năng phân tích là gì, cũng như những cách thiết thực để phát triển chúng.

Cuối cùng, hãy tận dụng các khóa đào tạo chuyên nghiệp và các khóa học được cung cấp thông qua nơi bạn làm việc hoặc các tổ chức thương mại. Chúng đặc biệt hữu ích vì các chương trình này thường được thiết kế dành riêng cho ngành của bạn.

Kinh nghiệm 

Chúng tôi đã nghe tất cả những câu nói cũ rằng kinh nghiệm là người thầy tốt nhất và điều đó chắc chắn đúng với việc học các kỹ năng phân tích. Thực sự không có gì thay thế được nếu bạn có thể thực hành trong 10.000 giờ để trở thành một chuyên gia. 

Một số điều bạn có thể làm để bắt đầu mài giũa kỹ năng của mình ngay lập tức đó là bắt đầu chơi các trò chơi trí tuệ. Có rất nhiều trò chơi được thiết kế và bạn có thể bắt đầu rèn luyện cho mình tư duy phân tích chỉ bằng cách chơi chúng 15 phút mỗi ngày. Một vài trò chơi phổ biến bao gồm, Wizard, Elevate và Brain Trainer Special,.... Nếu bạn không thích tham gia vào các ứng dụng hoặc trò chơi trên máy tính, thì cờ vua và Sudoku cũng là những lựa chọn tuyệt vời. 

Hãy chú ý và bắt đầu đặt câu hỏi về mọi thứ. Khi bạn lấy 1 tách cà phê buổi sáng, hãy chú ý cách nơi đặt chúng. Khách hàng đặt hàng ở đâu, nơi làm việc ở đâu, cách đơn hàng vận hành qua hệ thống như thế nào. 

Bạn có hiểu tại sao cửa hàng lại bày bán theo cách đó không? Đây có phải là một cách bố trí hiệu quả hay bạn có thể thấy các tắc nghẽn làm giảm hiệu quả không? Bạn có thể đưa ra giải pháp để khắc phục vấn đề nào đó không? Sau một thời gian, suy nghĩ như thế này sẽ trở thành bản tính thứ hai của bạn

Tìm một người cố vấn. Chúng tôi đã nói trước rằng kinh nghiệm là người thầy tốt nhất, nhưng kinh nghiệm cần có thời gian. Tìm một người cố vấn có kinh nghiệm là điều tốt nhất tiếp theo. Trong thực tế, có một người cố vấn cho cuộc sống chuyên nghiệp của bạn theo nghĩa đen có nghĩa là sự khác biệt giữa tầm thường và vĩ đại. Có được những người cố vấn tuyệt vời có nghĩa là bạn đang đứng trên vai những người khổng lồ.

Kết luận

Kỹ năng phân tích có thể giúp bạn trong mọi giai đoạn của sự nghiệp, từ việc giúp bạn nổi bật giữa đám đông trong những cuộc phỏng vấn tuyển dụng hay thăng tiến sự nghiệp. Và cũng giống như một nhân viên bán hàng giỏi, có kỹ năng phân tích tốt đồng nghĩa với việc bạn sẽ luôn luôn có được nhu cầu của khách hàng.

Nhưng chìa khóa để cải thiện kỹ năng phân tích của bạn nằm ở mong muốn thành công của bạn. Phát triển và mài giũa kỹ năng có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau như chúng ta đã thảo luận trước đó. Nhưng điều đó tùy thuộc vào bạn để đưa ra quyết định và cam kết dành thời gian và nỗ lực để phát triển các kỹ năng phân tích.

Bạn có thể bắt đầu bằng cách tạo cho mình một nền tảng cơ bản thông qua các khóa học, video và đào tạo chuyên ngành. Sau đó luyện tập, luyện tập, luyện tập. Chẳng mấy chốc, toàn bộ quá trình sẽ trở thành bản tính thứ hai đối với bạn và giá trị của bạn trong ngành sẽ tăng vọt.

(Jane, biên tập từ lifehack.org)