8 ưu nhược điểm của ứng dụng Pivot Table trong Excel cần thiết cho Kế toán

Pivot Table là công cụ cho phép người dùng tóm tắt và trình bày lại các hàng/cột dữ liệu. Thường được dùng trong các bảng cơ sở dữ liệu (database) và bảng tính (spreadsheets), cho phép lấy thông tin từ các báo cáo mà không cần thay đổi tệp.

Dưới đây là một số ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng Pivot Table:

1. Truy vấn dữ liệu dễ dàng
Pivot Table là một trong những công cụ có sẵn cho phép người dùng cung cấp thông tin chi tiết về dữ liệu phân tích. Nhiều báo cáo có thể được tạo bằng công cụ này trên cùng một dữ liệu được gom lại trong một tệp duy nhất.

2. Kết nối được với các dữ liệu sang bảng SQL.
Nếu Pivot Table đang được sử dụng trên Microsoft Excel, thì công cụ này có thể hoạt động với bất kỳ quá trình xuất sang bảng SQL nào.

3. Dễ phân đoạn dữ liệu.
Các phân tích được tập hợp vào bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu sẽ dễ phân đoạn hơn nhờ Pivot Table.

4. Tạo dữ liệu ngay lập tức.
Cho dù bạn lập trình trực tiếp vào bảng Pivot Table hay dựa vào công thức, dữ liệu lập tức có thể được tạo bằng công cụ này.

Nhược điểm

5. Tốn nhiều thời gian.
Đối với hầu hết các chương trình, bảng Pivot Table có thể tạo dữ liệu cần thiết để hiểu các số liệu, nhưng trong vài trường hợp công cụ này không bao gồm các tùy chọn tính toán. Điều đó có nghĩa là dữ liệu thu thập phải được tính toán thủ công hoặc các phương trình phải được nhập thủ công và điều đó mất thời gian.

6. Không cập nhật tự động.
Trừ khi người dùng chạy báo cáo của họ hàng ngày với Pivot Table, nếu không họ sẽ bị rối khi nói đến các chỉ số hoặc phân tích của họ. Các chương trình có Pivot Table không cung cấp bảng tổng hợp thông tin dễ dàng tóm tắt.

7. Máy tính cũ có thể gặp khó khăn trong việc trình bày dữ liệu.
Nếu bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu khá lớn, các công nghệ cũ có thể gặp khó khăn để tạo ra dữ liệu cần thiết. Một số người dùng thậm chí có thể thấy thiết bị của họ gặp sự cố vì các yêu cầu quá lớn so với khả năng xử lý của thiết bị.

8. Cần có thời gian để tìm hiểu chúng.
Có thể khá dễ dàng để học cách sử dụng Pivot Table, nhưng sau đó bạn phải tìm ra cách trình bày dữ liệu đó theo cách có thể sử dụng được. Hầu hết các bảng tính không tập trung vào việc cung cấp trải nghiệm người dùng tốt khi nói đến bảng tổng hợp của họ.

Pivot Table là một lợi thế cho các tập dữ liệu nhỏ và một bất lợi cho các bảng tính lớn. Bằng cách tính đến những ưu điểm và nhược điểm này, bạn có thể dễ dàng tổ chức dữ liệu dựa trên bảng tính và sau đó sử dụng nó.